הגיגי ידע

  בעיית שימור ידע בארגונים: כשהזיכרון הארגוני מתפוגג אחד האתגרים הגדולים העומדים בפני ארגונים כיום הוא שימור ידע. ידע, בין אם הוא גלום בניסיון של עובדים ותיקים, בנהלים פנימיים או במסמכים, הוא נכס יקר ערך. אובדן ידע זה, עקב עזיבת עובדים, פרישה או חוסר תיעוד מסודר, עלול לפגוע קשות בפריון, ביעילות ואף ברווחיות הארגון. במאמר "Organizational knowledge retention and knowledge loss" (קישור:https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/jkm-08-2017-0358/full/html ) מתוארת היטב הבעיה. המאמר מציג מספר גורמים מרכזיים לאובדן ידע בארגונים: עזיבת עובדים: פרישה, מעבר לתפקיד אחר או עזיבה את החברה מובילים לאובדן הידע והניסיון שצברו העובדים במהלך עבודתם. חוסר תיעוד: ידע רב נשאר "בראש" של העובדים ואינו מתועד בצורה מסודרת, מה שמקשה על שיתוף הידע עם אחרים. שימוש בכלים לא מתאימים: אחסון ידע במערכות מיושנות או לא יעילות מקשה על איתור וגישה למידע הרלוונטי. חוסר מודעות: עובדים רבים אינם מודעים לחשיבות של שיתוף ושימור ידע, ואינם מקבלים את הכלים וההדרכה המתאימים. המאמר מציע מספר פתר...

1.בעידן הדיגיטלי, ניהול תכנים ארגוני הפך למרכיב קריטי בהצלחת ארגונים. טכנולוגיית OCR (זיהוי אופטי של תווים) מהווה פריצת דרך בטיפול במסמכים מודפסים, המאפשרת הפיכת מסמכים סרוקים לטקסט נגיש וניתן לעריכה וחיסכון משמעותי בזמן הזנת נתונים ידנית והפחתת טעויות אנוש. 2.שילוב מסמכים חתומים דיגיטלית במערכות מספק אבטחה מוגברת, תיעוד מדויק של תהליכי אישור, הפחתת זמני אישור, צמצום עלויות הדפסה ושקיפות מלאה בתהליכי עבודה. 3.הגירת תכנים, היא תהליך חיוני המאפשר איחוד מאגרי מידע פיזורים, שימור ידע ארגוני, שיפור נגישות למידע, התאמה לטכנולוגיות חדשות וצמצום עלויות אחסון פיזי. 4.בנושא ניהול אימיילים במערכת ארגונית, אמליץ על שמירת המייל המלא ולא רק הצרופות. הסיבות לכך כוללות שימור ההקשר המלא של התקשורת, יכולת מעקב אחר שרשורי תקשורת, שמירה על ראיות משפטיות פוטנציאליות והבנה מלאה של תהליכי תקשורת. האחריות על שמירת המיילים צריכה להיות מוטלת על מנהל מערכות המידע או מנהל התוכן הארגוני, אשר יהיה אחראי על הגדרת נהלי שמירה, הטמעת מערכות אחסון, הבטחת אבטחת מידע ותיעוד וארכוב. 5. עבור ארגון בסדר גודל של 1,000 עובדים ...